Dikunjungi Sekretariat DPRD KSB, Sekretariat DPRD Sumbawa Berbagi Ilmu Surat Menyurat

Sumbawa Besar, NuansaNTB.id- Dalam rangka optimalisasi pelayanan tugas dan fungsi DPRD, sekretariat DPRD Kabupaten Sumbawa Barat (KSB) melaksanakan studi komparatif terkait pengelolaan surat menyurat ke Sekretariat DPRD Sumbawa, Kamis (22/02/2024).

Rombongan dipimpin oleh Yulia Fitria SE Kasubag Tata Usaha dan Kepegawaian Sekwan DPRD KSB bersama jajaran pelaksana bagian umum tersebut diterima oleh Kasubag Kepegawai Bagian Umum DPRD Kabupaten Dedy Firman Ahmad ST., dan staf Ahli Banggar DPRD Abdul Maruf Rahmat SP.

Pada kesempatan tersebut Yulia, menjelaskan kedatangannya adalah untuk mempelajari praktik terbaik pengelolaan surat menyurat di DPRD daerah lain khususnya Kabupaten Sumbawa.

“Kami dari sekretariat DPRD KSB ingin mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses surat menyurat serta mengembangkan sistem serta prosedur yang lebih optimal untuk mendukung tugas fungsi DPRD,” ujarnya.

Sementara Dedi Firman Ahmad dari Sekretariat DPRD Sumbawa selaku bagian yang membidangi hal tersebut mengatakan bahwa ruang lingkup persuratan adalah adanya proses surat masuk.

“Penerimaan, penyortiran, pendistribusian, dan penyimpanan surat masuk dilakukan sesuai ketentuan, kita berikan tanda terima surat dan mendistribusikan kepada Pimpinan DPRD untuk ditindak lanjuti sesuai dengan bidang urusan komisi yang membidangi,” jelas Dedi.

Proses surat keluar kata Dedi, dilakukan penyusunan dokumen, pengetikan, penandatanganan, pengeluaran, dan penyimpanan surat keluar.

“Sistem penyimpanan surat dilakukan secara Sistem fisik dan elektronik untuk penyimpanan surat, Kita lakukan melalui email juga untuk surat yang ditujukan kepada instansi yang berada di luar daerah,” jelasnya.

Ditambahkan oleh Staf Ahli Badan Anggaran DPRD Kabupaten Sumbawa, Abdul Makruf Rahmat, sangat penting penataan surat menyurat, sistem dan prosedur yang lebih optimal untuk mendukung tugas dan fungsi DPRD.

“Dibutuhkan rencana tindak lanjut seperti menyusun laporan hasil studi, mempresentasikan hasil studi kepada pimpinan dan anggota DPRD serta melakukan tindak lanjut atas rekomendasi hasil studi,” terang Makruf.

Selain itu, diperlukan dukungan dari pimpinan dan anggota DPRD untuk kelancaran studi, demikian juga diperlukan kerjasama dari Sekretariat DPRD daerah lain untuk menyediakan informasi dan data yang diperlukan.

Dalam kesempatan itu rombongan Sekretariat DPRD KSB juga berkunjung ke bagian Umum untuk mempelajari praktik terbaik sekwan DPRD.

Adapun kegiatan berlangsung dengan lancar dan dalam suasana santai penuh kekeluargaan.

“Alhamdulillah dengan studi komparatif ini kami mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang praktik terbaik pengelolaan surat menyurat di DPRD Kabupaten Sumbawa sehingga ada rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses surat menyurat di Sekretariat DPRD KSB,” ungkap Yulia. (Nuansa/**)